Es handelt sich großteils um Schriftgut, welches personenbezogene Unterlagen mit sensiblen Informationen enthält. Dazu zählen neben Fallakten aus der Beratung (Teilbestand Beratung & Betreuung) beispielsweise auch Personalakten sowie Protokolle von Team- und Vorstandssitzungen. Es gilt daher die Schutzfrist für besondere Kategorien personenbezogener Daten: Die Einsicht darf erfolgen, sofern die 30-jährige (allgemeine) Schutzfrist abgelaufen und die betroffene Person bereits verstorben ist. Ist der Todestag der Person nicht zu ermitteln, gilt eine weitere Schutzfrist von 100 Jahren ab Geburt der betroffenen Person („doppelte Schutzfrist“).

Verwaltungsakten unterliegen einer 30-jährigen Sperrfrist, die ab dem Tag der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Unterlagen beginnt. Vertraglich festgelegte Unterlagen wie Subventionsanträge, etc. stellen eine Ausnahme dar. Sie bleiben transparent und sind zugänglich.

Für Ausnahmebewilligungen zur Akteneinsicht für wissenschaftliche Zwecke ist eine schriftliche Anfrage an den Trägerverein ZeMiT zu richten.

Sonderakten, die Schriftgut zu „Winkelschreiberei“, „Fall H. Eigentler“ und „Hassbrief an GF G. Hetfleisch“ enthalten, sind wie Unterlagen zu Presse- und Öffentlichkeitsarbeit öffentlich zugänglich. Alle Unterlagen und Medien, die bereits öffentlich waren, werden weiterhin so behandelt.